In Hoá đơn bán hàng

• Save

Các phần thông thường trong hóa đơn bao gồm:

• Ngày hóa đơn được tạo. Đừng quên điều này. Ngày của hóa đơn bắt đầu thời gian đánh dấu thời với giao dịch khách hàng. Nếu bạn có điều khoản (thời hạn thanh toán); bạn muốn bao gồm ngày để mọi người biết khi nào đến hạn thanh toán.
• Tên và địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp. Nếu bạn đang tạo hóa đơn trong phần mềm kế toán, bạn có thể chỉ cần địa chỉ email của khách hàng, nhưng vẫn nên thu thập và bao gồm địa chỉ thực, trong trường hợp bạn cần gửi thư hoặc tài liệu thực.
• Tên liên lạc của các cá nhân tại hai doanh nghiệp (hoặc doanh nghiệp và cá nhân). Đó là một quy tắc quan hệ với khách hàng để đảm bảo thông tin chính xác.
• Mô tả các mặt hàng đã mua, sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thường thì bạn sẽ mô tả mục tiêu chuẩn và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy càng cụ thể và chi tiết càng tốt, khi bạn tạo hóa đơn. Điều này tránh sự nhầm lẫn và các vấn đề “Tôi không biết”.
• Điều khoản thanh toán. Ví dụ: nhà cung cấp có thể chỉ định “10 ngày”, có nghĩa là toàn bộ số tiền đáo hạn trong vòng 10 ngày.

• Save

Bạn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trực tuyến; hoặc có thể bạn đang sử dụng hóa đơn được in sẵn mà bạn sẽ hoàn thành. Quá trình hoạt động theo cùng một cách cho cả hai quá trình lập hóa đơn.

Bạn sẽ chuẩn bị một hóa đơn chỉ sau khi bạn đã vận chuyển hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

• Bắt đầu bằng cách xác định khách hàng . Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể muốn xác định một khách hàng phụ hoặc công việc trong tệp của khách hàng đó.
• Bao gồm các số tài liệu trước đó liên quan đến việc bán hàng này, bao gồm mọi đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận bán hàng hoặc ước tính.
• Xác định các mặt hàng được bán và giao . Thông thường, bạn sẽ bao gồm tên của sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng (hoặc thời gian, cho các dịch vụ) và tỷ lệ (trên mỗi mặt hàng hoặc mỗi giờ). Nếu bạn đang sử dụng phần mềm trực tuyến, tổng số cho mỗi mục được tính toán. Đây là nơi mà bạn có thể cần phải phân loại một mặt hàng là ” đặt hàng trở lại .”
• Mỗi mục có dòng riêng và tổng số tất cả các dòng được thêm vào.
• Tiếp theo, bạn sẽ bao gồm thông tin bất kỳ khoản tiền gửi nào đã được thực hiện bởi khách hàng hoặc bất kỳ khoản giảm giá nào được áp dụng cho hóa đơn này.
• Bạn có thể muốn cung cấp cho khách hàng các phương thức thanh toán khác nhau, có thể giảm giá khi thanh toán bằng tiền mặt.
• Bao gồm các điều khoản vận chuyển cho các sản phẩm vận chuyển. Có hai loại: điểm vận chuyển FOB hoặc điểm đến FOB. (FOB là viết tắt của ” miễn phí trên tàu .”) Nếu các điều khoản là điểm vận chuyển FOB, người gửi hàng (đó là người bán) trả tiền vận chuyển. Nếu các điều khoản là điểm đến FOB, người mua trả tiền vận chuyển. Đó cũng là một ý tưởng tốt để lưu ý nếu khách hàng chọn vật phẩm hoặc vật phẩm, trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào về mặt hàng được nhận.
• Bao gồm các điều khoản bán hàng. Đó là, khi nào bạn muốn người mua thanh toán và bạn sẽ giảm giá cho khoản thanh toán sớm? Các điều khoản được thể hiện như thế này 2/10 Net / 30. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ được giảm giá 2% nếu nhận được khoản thanh toán trong vòng 10 ngày và toàn bộ số dư đáo hạn trong 30 ngày.

Hóa đơn có thể được gửi qua thư hoặc gửi qua email hoặc fax cho khách hàng.

Khi khách hàng thanh toán, số hóa đơn cần được ghi chú trên biên lai bán hàng và khớp với biên lai bán hàng trong phần mềm kế toán của bạn, vì vậy rõ ràng là hóa đơn đã được thanh toán. Khoản thanh toán lấy số tiền chưa thanh toán ra khỏi tài khoản phải thu của bạn.

• Save

Hóa đơn đôi khi bị nhầm lẫn với các đơn đặt hàng mua . Đơn đặt hàng (PO) trước giao dịch và hóa đơn sau giao dịch. Đơn đặt hàng ghi lại một đơn đặt hàng của khách hàng cho một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Mặt khác, hóa đơn ghi lại việc nhận sản phẩm hoặc dịch vụ và, như đã lưu ý ở trên, các điều khoản thanh toán. Đơn đặt hàng được nhiều công ty sử dụng như một phần của quy trình phê duyệt. Một số công ty yêu cầu đơn đặt hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ với số tiền cụ thể.

• Save

Sự khác biệt giữa hóa đơn và phiếu thanh toán là trọng tâm và quan điểm. Hóa đơn được tạo bởi một nhà cung cấp và đó là một tuyên bố về các dịch vụ hoặc sản phẩm được sản xuất và giao cho khách hàng, bao gồm cả số tiền nợ. Hóa đơn có thể được tạo trước hoặc sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Một hóa đơn phổ biến được bao gồm trong các sản phẩm được giao, vì vậy người nhận có thể kiểm tra các mặt hàng để đảm bảo tất cả chúng đều ở đó.

Order là một yêu cầu thanh toán. Order thường được xem xét từ quan điểm của khách hàng. Việc nhận order mà không có hóa đơn là thông thường, như trong nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ. Order thường được đưa ra với mong muốn thanh toán ngay lập tức.